Het gemeentebestuur wenst de lokale economie te ondersteunen door zo veel mogelijk lokale ondernemers te betrekken bij het aankoopbeleid. We stellen vast dat op vandaag slechts één op vijf bestellingen of opdrachten naar een lokale onderneming gaat. We willen dit aandeel vergroten door de lokale ondernemers alvast goed te informeren over onze werkwijze en tips te geven over waar je als onderneming rekening moet mee houden.
Wetgeving overheidsopdrachten
Wanneer de overheid bepaalde diensten, leveringen, werken wil bestellen bij ondernemingen, dan moet zij de regelgeving voor overheidsopdrachten naleven. De overheid kan enkel overeenkomsten sluiten of bestellingen plaatsen volgens specifieke regels en procedures.
Deze regels zijn opgenomen in de federale wetgeving overheidsopdrachten en gelden voor alle Belgische overheidsorganen. Ook organisaties die voor meer dan de helft gesubsidieerd worden door de overheid moeten deze regels volgen (bv. ziekenhuizen, scholen, verzelfstandigde agentschappen, ...). De verschillende overheidsniveaus informeren via hun website over de inhoud van deze wetgeving.
- de federale overheid
- Vlaamse overheid
- lokale overheden (gemeenten, provincies en OCMW's).
De wetgeving verplicht een aantal regels
Plaatsingsprocedure
De overheid vertrekt steeds vanuit het uit te geven bedrag of het voorwerp van de opdracht:
- bestelbon (opdrachten tot 8.500 euro excl. BTW)
- aanvaarde factuur van beperkte waarde (opdrachten tot 30.000 euro excl. BTW)
- onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (opdrachten tot 139.000 euro excl. BTW)
- onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (opdrachten tot 214.000 euro excl. BTW)
- openbare en niet-openbare procedure (geen limiet)
- specifieke procedures zoals concurrentiegerichte dialoog en innovatiepartnerschap (geen limiet)
Type opdracht
Gaat het om diensten, leveringen of werken? Voor elk type opdracht gelden er andere regels.
Bekendmaking
De overheid moet voor bepaalde plaatsingsprocedures de opdracht aankondigen en wat de voorwaarden zijn om mee te dingen.
Toewijzing (gunning)
Afhankelijk van de plaatsingsprocedure en het type van de opdracht moet de overheid een specifieke procedure volgen om te kiezen tussen de verschillende ondernemingen die kandidaat zijn.
Uitvoering
Na de sluiting van de opdracht gelden ook regels voor o.a. de uitvoeringstermijn van de opdracht, de betaling, de facturatie, wijzigingen ...
Een aantal diensten worden uitgesloten van de wetgeving:
- verwerving of huur van grond of gebouwen
- juridische diensten (advocaten, notarissen)
- financiële diensten (effecten, leningen)
Deze opgesomde regels zijn gebaseerd op volgende principes
- Gelijkheids-, niet-discriminatie-, transparantie- en proportionaliteitsbeginsel voor alle ondernemingen
- Belangenconflicten tussen ambtenaren/openbare gezagsdragers en ondernemingen zijn niet toegelaten
- Naleving van milieu-, sociaal en arbeidsrecht is een verplichting voor ondernemingen die een opdracht uitvoeren
- Ondernemers mogen alle rechtsvormen aannemen en een ook deelnemen door een tijdelijke vereniging te vormen van meerdere aannemers. Een ondernemer mag ook beroep doen op een onderaannemer.
- Vertrouwelijkheid speelt een grote rol bij het respecteren van het economisch concurrentiebeding. Bedrijfsgeheimen of prijsbepalingen die als vertrouwelijk worden opgegeven, mogen niet verspreid worden aan de andere kandidaten.
Werking gemeente Staden
De gemeentelijke organisatie bestaat uit twee entiteiten: de gemeente en het OCMW. Het OCMW staat in voor sociale aangelegenheden en de exploitatie van het WZC De Oever. De gemeente is bevoegd voor al de rest. Ze beschikken over een verschillende boekhouding en kunnen elk afzonderlijke bestellingen doen. Ze kunnen ook beslissen om een gezamenlijke opdrachten of bestelling te plaatsen met aparte facturen.
Verschillende diensten zijn verantwoordelijk voor het aankoopbeleid, elk volgens hun specifieke bevoegdheid. Elke aankoopverantwoordelijke wordt ondersteund door de financiële dienst en de aankoopdienst. De uiteindelijke beslissing om een bestelling of opdracht te plaatsen wordt steeds genomen door het college van burgemeester en schepenen (gemeente) en het vast bureau (OCMW).
De meest voorkomende aankoopprocedure is die met een klassieke bestelbon. Hierbij raadpleegt de aankoopverantwoordelijke minstens drie ondernemers. Dit kan door het opvragen van een offerte of het opzoeken van een gepubliceerde aanbieding. Bijkomende informatie kan worden opgevraagd om een goede vergelijking tussen de aanbiedingen te kunnen maken. Naast de prijs wordt ook rekening gehouden met de kwaliteit van het product, dienstverlening en duurzaamheid, al deze punten samen omschrijven we als de economisch meest voordelige aanbieding. De aankoopverantwoordelijke draagt zijn/haar bevindingen dan voor aan het beslissingsorgaan.
Alle opdrachten die het bedrag van 8.500 euro (excl. BTW) overschrijden volgen een van bovenstaande beschreven procedures voor overheidsopdrachten. Hierbij wordt er gewerkt met een bestek en offerteformulier die ter beschikking wordt gesteld.
- Aanvaarde factuur van beperkte waarde: minstens drie zelf gekozen ondernemers
- Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande: minstens drie zelf gekozen ondernemers
- Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking: bekendmaking op Belgisch niveau
- Openbare en niet-openbare procedure: bekendmaking op Belgisch of Europees niveau
Doe zelf mee aan overheidsopdrachten
Bij de procedures met bestelbon of aanvaarde factuur van beperkte waarde gebeurt de keuze van onderneming door het voeren van een marktonderzoek. Hierbij gaat de aankoopverantwoordelijke op zoek naar verschillende aanbieders van producten, aannemingen of diensten. Een belangrijk instrument die hiervoor gebruikt wordt, is de kruispuntenbank van ondernemingen (KBO). Het is daarom zeer belangrijk dat je als ondernemer je gegevens correct ingeeft op de website My Enterprise. Meer informatie over My Enterprise vind je hier.
Voor de procedures waarbij de digitale bekendmaking van de opdracht verplicht gebruikt de overheid de federale portaalsite Publicprocurement.be. Hierop kan je de opdrachten van alle Belgische overheden vrij raadplegen. Indien je wenst kandidaat te stellen is een registratie van je onderneming verplicht.
Laat deze kans niet liggen en doe mee aan overheidsopdrachten!
